Otimize os processos em escritórios de contabilidade
Autora: Carolaine Silva
Os escritórios estão cada vez mais enfrentando o desafio de produzir mais, gastando pouco e, para evoluir no mercado, as organizações estão procurando formas para otimizar seus processos de tal maneira que contribua para redução de custos. Além desses fatores, a grande demanda de tarefas em um escritório de contabilidade pode fazer o trabalho se tornar extremamente complicado. Não sabe como a otimização de processos pode beneficiar sua empresa? Abaixo serão detalhados cinco formas para otimizar os processos em escritórios de contabilidade!
A fim de alcançar esse objetivo, vale a pena seguir algumas maneiras:
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Realização do Mapeamento
É necessário fazer um mapeamento em detalhes de todo o fluxo de trabalho, com o intuito de entender e monitorar cada uma das etapas envolvidas. Fazer um fluxograma permitirá que você identifique padrões, etapas desnecessárias ou até mesmo algumas que podem ser integradas.
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Definição de indicadores de desempenho
São ferramentas utilizadas para acompanhar o desempenho dos processos quanto aos seguintes fatores, por exemplo: eficiência, capacidade e qualidade.
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Kaizen
Significa mudança para melhor, objetivando redução de desperdícios e uma forma de aumentar a produtividade. Ele pode proporcionar:
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Processos padronizados;
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Otimização do espaço;
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Ambiente limpo, organizado e seguro;
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União entre os colaboradores em um esforço comum para melhorar o trabalho.
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Treinamento
A ideia aqui é fazer a cultura organizacional da empresa ser implementada de forma cada vez mais profunda, ao nível de conscientização, mesmo, o que tornará a equipe comprometida e engajada com as mudanças implementadas.
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Automatização dos processos
A otimização de processos na contabilidade deve fazer uso de novas tecnologias, já que ela proporciona ferramentas ágeis de trabalho, aprimorando processos internos e externos.
Extra: abaixo, você encontrará 3 dicas para contribuir com a otimização de processos em escritórios de contabilidade.
Faça um bom planejamento
Usar o tempo é uma das primeiras coisas a fazer para aperfeiçoar os processos contábeis, pois, ao acompanhar as tarefas que estão sendo executadas, é possível encontrar os pontos fortes e, por meio deles, conseguir aperfeiçoar os pontos mais fracos, pois assim, é possível tentar corrigir ao máximo todos os problemas que aparecem.
Atenção: não deixe que eles acumulem. Após os processos de monitorar os trabalhos, chega um momento importante de planejar. Crie um novo planejamento que possa manter a qualidade do serviço oferecido, economizando tempo e oferecendo mais agilidade à rotina.
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Defina as prioridades do escritório
Definir as prioridades é uma das formas de otimizar os processos contábeis. Se necessário, faça uma rápida reunião com a equipe estipule os níveis de urgência para cada tarefa para que todos possam realizá-las dentro do tempo previsto. A organização dos processos e de extrema importância, pois, pode-se dar prioridade aos processos mais urgente, assim otimizando o tempo e compondo os prazos. Deste modo, será possível realizar outros trabalhos com mais tranquilidade.
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Mantenha controle das pendências
É aconselhável que todas pendências sejam acompanhadas. Por meio da otimização dos processos contábeis, o administrador precisa ter o controle sobre todas as demandas. Dessa forma, o trabalho será mais eficiente e, assim, caso alguma tarefa for deixada de lado, é possível resolver antes que isso traga uma série de problemas consequentes. Portanto, o melhor jeito de manter as pendências no controle é realizando um Checklist, mantendo-o atualizado diariamente a partir da eliminação das tarefas que foram encerradas e a inserção daquelas que ainda devem ser feitas.
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