5 Passos Para Otimizar os Processos da sua Empresa!

Imagine que você pode organizar seu negócio de modo a melhorar seus recursos e ampliar seus lucros? A otimização de processos pode fazer isso na sua empresa! Essa técnica utiliza gerenciamento das atividades executadas para identificar e eliminar falhas e também padronizar, de forma efetiva, as rotinas. Continue lendo! otimizar

Embora possa parecer algo impressionante, há algum tempo, a otimização dos processos deixou de ser um diferencial no mercado e passou a ser uma parte essencial para que os negócios tenham condições de crescer e ser mais competitivas. As empresas, sejam elas pequenas ou grandes, têm dedicado cada vez mais tempo à organização e planejamento das suas atividades.

Se você se interessou em implantar essa técnica na sua empresa, eu trouxe para você 5 passos para que você consiga otimizar seus processos e fazer seu negócio crescer!

1° passo: Identifique e mapeie seus processos internos

Esse passo, sem dúvidas, precisa ser o primeiro a ser posto em prática. Ele consiste, em outras palavras, em levantar todas as ações feitas pela empresa. Esse levantamento permite entender:

• As entradas e saídas de cada processo;

• Onde estão concentrados os recursos humanos e financeiros nas atividades da sua empresa;

• Eventuais lacunas ou pontos de atenção em um determinado setor ou colaborador.

2° passo: Melhore a utilização de recursos

Depois de mapear todas as etapas da sua empresa é possível entender onde estão sendo investidos todos os recursos. A partir disso, é fácil identificar em quais processos esse investimento não está sendo bem feito.

Nesse sentido, embora o desperdício de recurso geralmente esteja associado aos de materiais como matéria prima, tempo e ferramentas, a maior perda de recurso está na distribuição equivocada da sua mão de obra.

Logo, a partir dessa análise, você conseguirá aumentar a produtividade dos seus processos e da atividade de seus colabores. Esse aumento de produtividade pode estar associado à melhorias na comunicação, integração dos setores e aos métodos de execução dos processos da sua empresa, por exemplo.

3° passo: Formalize a nova estrutura dos processos

Depois de entender seus processos e fazer as modificações necessárias nesses, é preciso começar a bota-las em práticas. Para fazer com que isso aconteça é preciso formalizar essas mudanças de modo que todos os colaboradores entendam as novidades na empresa.

É interessante que essa formalização venha acompanhada da ajuda dos colaboradores, para que eles se sintam parte desse processos e, também, consigam assimilar melhor as mudanças. Da mesma forma, o treinamento desses colaboradores deve ser constante para que as novas práticas não se percam ao longo do tempo.

4° passo: Defina metas estratégicas e inteligentes

As metas funcionam como um guia para sua equipe, apontando os direcionamentos práticos que ela quer atingir. Mas não basta criar uma meta sem critérios, pois, nesse caso, dificilmente os resultados serão atingidos.

Nesse viés, para estabelecer metas de forma assertiva é possível aplicar a metodologia SMART, que propõe a criação de metas: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com tempo bem-definido. Após criadas, essas metas também deverão ser formalizadas e passadas para sua equipe.

5° passo: Acompanhe os resultados

Para entender como anda a sua empresa é preciso monitorar os resultados das mudanças causadas pelas etapas anteriores. Para isso, você precisará ter um panorama de como estava sua empresa antes da implementação das mudanças e depois dessas.

Com o monitoramento periódico dos indicadores globais e setoriais do seu negócio, será mais fácil enxergar a situação desse e até mesmo prever a formação de gargalos nos seus processos. Além disso, ao monitorar regularmente sua empresa você poderá manter seus colaboradores focados em resultados e até mesmo entender melhor todos os aspectos do seu negócio.

Ao final desses 5 passos, você será capaz de aperfeiçoar e otimizar os processos da sua empresa e, consequentemente, melhorar os resultados dela.

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