5S: Conheça esta metodologia para sua empresa
Autor: Rodrigo Reis
Quais são os 5 sensos da Metodologia 5S e qual é a importância deles para o funcionamento do seu negócio? Neste artigo você terá essas respostas, além de obter dicas para implementá-los.
O 5S é uma ferramenta do pensamento Lean que surgiu no Japão, no contexto de reconstrução do país após a Segunda Guerra Mundial. Pautado na cultura da disciplina, ele busca através de atitudes simples aumentar a eficiência operacional do local no qual é implementado. O nome 5S vem do japonês, em que as palavras que descrevem os cinco sensos são traduzidas como: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Cada um deles se refere a um aspecto do ambiente de trabalho a que se deve atentar:
SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO:
O senso de utilização é um dos primeiros a ser implementado, por conta da sua simplicidade: trata-se de separar o que é útil do que não é. Objetos e materiais que possuem utilidade em determinado espaço devem permanecer no ambiente, ao passo que aqueles que não são utilizados devem ser remanejados ou descartados, uma vez que sua presença torna-se dispensável para a execução do trabalho. Outro propósito da implementação deste senso é o mapeamento de utensílios disponíveis para o trabalho.
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Dica: tal diagnóstico pode ser realizado através de um checklist respondido diariamente ou semanalmente, a depender da necessidade, pelos colaboradores da empresa, de modo que é possível entender o que falta e em que quantidade.
SEITON – SENSO DE ORGANIZAÇÃO:
Uma vez selecionados os materiais úteis, é chegado o momento de organizá-los adequadamente, posicionando-os estrategicamente dentro do ambiente de trabalho para otimizar o acesso a todos os colaboradores da instituição. Um exemplo desse raciocínio pode ser aplicado em uma mesa de escritório: uma caneta deve estar posicionada sobre a mesa, o mais próxima do alcance das mãos, enquanto uma tesoura pode estar dentro de uma gaveta, visto que não é utilizada com a frequência de uma caneta.
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Dica: um espaço organizado deve ser acessível a todas as pessoas, não apenas quem trabalha lá diariamente. Deste modo, o uso de etiquetas é recomendado para que qualquer pessoa que porventura esteja presente no local saiba onde encontrar aquilo que necessita para a execução de sua função.
SEISO – SENSO DE LIMPEZA:
Este senso se refere principalmente a preocupação que se deve ter com a limpeza do ambiente de trabalho. Muito além de eliminar sujeiras e resíduos através de faxinas periódicas, deve-se evitar que estes se acumulem. O seiso também pode ser interpretado como uma orientação para que os colaboradores preservem sua aparência física, além de demonstrar transparência e honestidade em suas ações.
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Dica 1: muitos colaboradores costumam gerar resíduos orgânicos no próprio espaço de trabalho, o que não é interessante pois costuma atrair insetos. Nesse sentido uma campanha ou um direcionamento mais firme é essencial para que seja criada uma consciência acerca do problema.
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Dica 2: embora tenham sido pensados em uma época na qual computadores não eram tão comuns, todos os sensos podem (e devem) ser extrapolados para o meio digital, já que o mesmo consiste no principal instrumento de trabalho das empresas no mundo moderno. Sendo assim, uma área de trabalho bem organizada torna-se fundamental, bem como documentos bem organizados e com nomenclatura padronizada no servidor.
SEIKETSU – SENSO DE PADRONIZAÇÃO:
O senso de padronização é, em geral, implementado após o estabelecimento dos três últimos. A razão para tal é que ele tem como principal objetivo a manutenção dos 3S’s básicos através da definição de regras, normas e padrões. Também conhecido como senso de saúde, pode ser extrapolado para a preservação tanto da saúde física e mental dos colaboradores quanto da saúde do ambiente. Entende-se que um ambiente saudável é um ambiente produtivo e que proporciona boas condições de trabalho, sendo assim questões atreladas à higiene, à superlotação e ao barulho costumam ser avaliadas por este senso.
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Dica 1: a criação de manuais e informativos ajuda a firmar as regras de padronização determinadas.
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Dica 2: o ponto relativo à saúde e ao bem-estar dos membros de uma organização pode ser mensurado através de uma pesquisa de clima organizacional, onde tais questionamento podem ser realizados de modo a evidenciar problemas que podem não ser de conhecimento do gerente ou supervisor de área.
SHITSUKE – SENSO DE AUTODISCIPLINA:
Consiste na última etapa de implementação do 5S e, apesar de parecer algo simples, é um nível onde poucas instituições conseguem chegar. Isso porque a autodisciplina está diretamente atrelada ao comprometimento pessoal de cada colaborador com o que é proposto pela metodologia: cada um deles entende o propósito da ferramenta e qual é o seu papel para o bom funcionamento da empresa. É quando a execução dos sensos anteriores deixa de ser uma obrigação e se torna algo natural e orgânico na cultura organizacional, com cada colaborador contribuindo para que o espaço de trabalho seja o mais produtivo possível.
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Dica: para chegar à plenitude na implementação deste senso é necessário tempo e paciência. A melhor forma de se chegar neste ponto é através de capacitações, palestras e conteúdo informativo que demonstrem a importância do 5S.
Relacionados aos 5 sensos, surgem alguns benefícios, como:
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Ganho de espaço;
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Maior controle sobre o estoque;
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Redução de desperdícios;
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Economia de tempo;
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Melhoria do ambiente de trabalho e do clima organizacional;
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Aumento da produtividade;
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Alcance de melhores resultados.
Após dito tudo isso, é imprescindível destacar que o 5S está focado, sobretudo, na mudança de mentalidade dos colaboradores de uma empresa. Afinal, trata-se muito mais do que uma ferramenta, mas sim uma filosofia.
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